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Stadt Frechen

Dokumentenmanagement

Digitale Akten und digitale Vorgangsbearbeitung sind seit Jahren bereits Realität in unserer Verwaltung!!!
Wir reden nicht nur vom papierarmen Büro, sondern führen die Organisationsbereiche in unser Dokumentenmanagementsystem d.3, um die elektronische Bearbeitung und neue Abläufe zu ermöglichen.

Beschreibung

Wir sind in folgenden Bereichen bereits digital unterwegs und nutzen ausschließlich unser Dokumentenmanagementsystem d.3

  • Personalakte
  • Rettungsdienstakte
  • Stellenplanakte mit Stellenfreigabeworkflow
  • Vergabeakte mit rechtssicherem Vergabeworkflow
  • Kunstakte (Kunstbesitz der Stadt)
  • Steuerakten (Hund, Grund, Gewerbe)
  • Hundeakte im Ordnungsbereich
  • Vollstreckungsakte
  • Kassenakte
  • Rechnungseingangsworkflow in der kompletten Verwaltung
  • Rechnungausgangsworkflow in der kompletten Verwaltung
  • kleiner Vergabe-Beschaffungsworkflow bis 5.000 €
  • Bewerbermanagement  ONLINE (Öffnet in einem neuen Tab)
  • Aktenplan (Sachakte)
  • Rechtsakte
  • An- Um- und Abmeldung von Hunden  ONLINE (Öffnet in einem neuen Tab)
  • An- Um- und Abmeldung von Mülltonnen  ONLINE (Öffnet in einem neuen Tab)
  •  Kundendienstmanagement (Öffnet in einem neuen Tab) (Meldungen der Bürger)
  • Onlinemeldung bei Arbeitsunfähigkeit
  • Antrag für Schulbuchgutschein  ONLINE (Öffnet in einem neuen Tab)
  • Workflow leistungsorientierte Bezahlung (LOB)
  • Mietvertragsakte
  • Denkmalschutzakte
  • Gleichstellungsakte
  • Klimaschutzakte mit digitalem Antragseingang
  • Elternbeitragsakte OGS und Kita
  • digitale Posteingangsverarbeitung
  • Beteiligungsworkflow (Personalrat, Gleichstellung, SBV)

In weiteren Bereichen laufen Vorbereitungen, damit eine medienbruchfreie Ver- und Bearbeitung von Vorgängen erfolgen kann.

Hauptziel ist die interne Aufwandsreduzierung und der Ausbau einer bürgerfreundlichen und komplett medienbruchfreien Kommunikation.

Erläuterungen und Hinweise

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